L’immatriculation des copropriétés consiste à inscrire dans un registre national les immeubles d’habitation appartenant à plusieurs personnes, même lorsqu’ils comportent aussi des bureaux ou des commerces.
Le registre comprend l’ensemble des informations recueillies pour chaque copropriété immatriculée : son identité (adresse, taille, âge, composition), sa gouvernance (syndic professionnel ou bénévole), ses finances, son bâti et les éventuelles procédures administratives ou judiciaires en cours.
L’organisme teneur du registre auprès duquel les démarches d’immatriculation sont réalisées est l’Agence nationale de l’habitat (Anah).
Quand faire les démarches d’immatriculation ?
Cette démarche doit être accomplie au plus tard à une date déterminée en fonction de la taille de la copropriété, étant pris en compte uniquement les lots à usage principal de la copropriété (logements, bureaux et commerces) :
- le 31 décembre 2016, pour les copropriétés de plus de deux cent lots,
- le 31 décembre 2017, pour les copropriétés moyennes (entre 50 et 200 lots),
- le 31 décembre 2018, pour les autres (moins de 50 lots).
Les nouvelles copropriétés, comme celles créées après la vente en l’état futur d’achèvement de logements ou la vente par un propriétaire unique d’au moins un logement (vente HLM, …), doivent être immatriculées à partir du 1er janvier 2017, au fur et à mesure de la publication de leur règlement de copropriété et de leur état descriptif de division au fichier immobilier (ou au livre foncier pour les départements d’Alsace ou de Moselle).
Une fois l’immatriculation initiale réalisée, le représentant légal de la copropriété, en général le syndic, doit chaque année actualiser les informations financières du registre au plus tard deux mois après la tenue de l’assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l’année précédente sont approuvés. À l’occasion de cette transmission d’informations, il est possible d’actualiser d’autres informations, comme par exemple l’étiquette énergétique du ou des immeubles de la copropriété à la suite d’un audit énergétique.
Qui immatricule la copropriété ?
Dans la plupart des cas, le syndic immatricule les copropriétés dont il assure la gestion. Le copropriétaire n’a donc pas à faire cette démarche lui-même.
Comment immatriculer une copropriété ?
L’immatriculation auprès du registre s’effectue sur une plateforme sécurisée accessible par Internet.
Pour chaque copropriété, l’immatriculation se fait en trois étapes :
- d’abord, la personne chargée d’immatriculer la copropriété doit s’inscrire pour créer un compte personnel ;
- puis, elle doit renseigner toutes les rubriques du formulaire d’immatriculation comme l’identité de la copropriété (nom, adresse, date de création, nombre de lots, nom et statut du syndic), ses finances sur la base des dépenses effectivement réalisées et approuvées par l’assemblée générale, son bâti (nombre de bâtiments avec l’étiquette énergétique, nombre d’ascenseurs, type de chauffage, période de construction) et les éventuelles procédures administratives ou judiciaires à l’encontre de la copropriété (arrêté de travaux sur les parties communes, difficultés financières justifiant la nomination d’un mandataire ad hoc ou d’une administrateur judicaire, carence du syndic) et fournir en pièce jointe un document justifiant son statut de représentant légal (PV d’AG, contrat de syndic, PV du conseil syndical),
- enfin, l’immatriculation s’achève par la communication d’un numéro par copropriété (attribué au syndicat de copropriété). Ce numéro devra être mentionné lors de toute demande de subventions publiques ou de la vente d’un lot dans la copropriété.
À noter que les renseignements à fournir sont les mêmes quelle que soit la taille de la copropriété. Les données sont saisies manuellement ou peuvent être transmises automatiquement par un téléservice depuis l’outil de gestion du syndic.
Le site du registre propose des fiches pratiques pour expliquer les opérations à réaliser afin d’immatriculer la copropriété (à destination des syndics professionnels, bénévoles ou coopératifs et des notaires).
Quelles sont les utilisations du numéro d’immatriculation ?
Le numéro d’immatriculation obtenu auprès du registre national est indispensable pour :
- vendre un ou plusieurs lots dans la copropriété, le numéro d’immatriculation devant être mentionné dans l’acte notarié. Si la copropriété n’a pas été immatriculée au moment de la vente, le notaire chargé d’établir l’acte procède d’office à son immatriculation. Les frais engagés par le notaire sont à la charge du syndic défaillant ou, si le syndic n’est pas rémunéré pour l’exercice de son mandat, de la copropriété ;
- demander des subventions publiques.
D’autres acteurs peuvent également demander le numéro d’immatriculation pour s’assurer de l’existence de la copropriété.
Que se passe-t-il en l’absence d’immatriculation ?
Lorsque le syndic n’a pas immatriculé la copropriété dans le délai prévu par la loi (cf. calendrier ci-dessus), il peut être tenu de verser au registre national une astreinte de 20 € maximum par lot et par semaine jusqu’à la complète transmission ou l’actualisation des données. Cette sanction est appliquée après qu’une mise en demeure restée sans effet pendant un mois ait été adressée au syndic par le teneur du registre, un copropriétaire ou par toute personne qui y a un intérêt.
Le montant de l’astreinte ne peut pas être facturé par le syndic aux copropriétaires sauf dans le cas où le syndic est bénévole.